Poczta elektroniczna jest coraz bardziej popularna. Wciąż jednak są sektory, w których nie można całkowicie wykluczyć tradycyjnej korespondencji papierowej. Urzędowe pisma muszą trafiać do adresata w formie papierowej. W firmach, urzędach, bankach i różnego rodzaju organizacjach papierowej korespondencji wytwarza się więc duże ilości. Ręczne przygotowanie ich do wysyłki jest żmudne i niezwykle czasochłonne.
Coraz częściej pracowników przy wykonywaniu wielu czynności zastępują maszyny. Również przy przygotowaniu papierowej korespondencji można skorzystać z bardzo przydatnego sprzętu, jakim jest kopertownica. Maszyna do kopertowania pracuje zdecydowanie szybciej od człowieka. W ciągu jednej godziny przygotuje do wysyłki znacznie większą liczbę listów. Plusem kopertownic jest to, że wkładają one papierową korespondencją do kopert o różnym formacie. Dostępne są na rynku w różnych cenach. Różnią się między sobą także wydajnością i gabarytami.